CaseMan combina tres componentes: un motor que ejecuta los procesos definidos por su institución, mecanismos de integración con sus sistemas y plataformas, y una API completa para cualquier canal. Cuando lo necesite, el mismo motor puede incorporar agentes inteligentes que trabajen según las reglas de su institución.
Cada tipo de caso tiene un flujo publicado por la institución. El motor lo ejecuta paso a paso: asigna responsables, espera respuestas, aplica decisiones y se recupera de fallos sin perder el estado del caso.
Cada paso define su unidad responsable, los datos requeridos, las acciones permitidas, su plazo y la condición para avanzar.
El motor está hecho para procesos que duran días o semanas y dependen de otros sistemas.
La institución puede renombrarlas, pero cada una conserva su significado para medir y auditar correctamente.
CaseMan no sustituye los sistemas centrales de su institución. Los consulta para evitar que se digiten datos que la institución ya tiene, y les envía instrucciones cuando un caso requiere un reintegro, un abono o un ajuste. Cada integración tiene un estado visible, seguimiento de errores y reproceso autorizado.
| Sistema | Para qué lo usa CaseMan |
|---|---|
| Clientes | Identificar al cliente y precargar sus datos generales y etiquetas |
| Productos | Mostrar solo los productos del cliente que corresponden al tipo de caso: cuentas, tarjetas, préstamos, líneas o servicios |
| Movimientos o facturación | Validar la transacción o el cobro reclamado y precargar fecha, lugar y monto |
| Sistema que ejecuta la solución | Enviar instrucciones de reintegro, abono, reverso o ajuste, y recibir su resultado para conciliarlo |
| Gestor documental | Archivar documentos y conservar su referencia en el expediente |
| Correo y mensajería | Enviar avisos y respuestas, con estado de entrega. SMS, WhatsApp o notificaciones en la aplicación según los servicios que tenga contratados |
| Identidad | Inicio de sesión de los usuarios con el proveedor de identidad de la institución y autenticación de dos factores |
| Telefonía o IVR | Proponer la ficha del cliente a partir de la llamada y recibir el resultado de su autenticación |
| Sistema de personal | Sincronizar altas, bajas y traslados de usuarios |
| Terceros | Solicitar y recibir respuestas de proveedores externos, de forma manual o integrada |
| Regulador | Generar los archivos o servicios de reporte que correspondan |
La interfaz de CaseMan no tiene lógica propia: utiliza la misma API que sus aplicaciones. Atención, casos, documentos, acciones, bandejas, búsqueda, reportes y configuración están disponibles por API.
# Consultar el estado de un caso desde el portal GET /v1/casos/2026-004817 { "tipo": "efectivo-no-recibido-atm", "estado": "en-investigacion", "paso": "investigacion", "plazos": { "regulatorio": { "vence": "2026-11-05" }, "compromiso": { "vence": "2026-10-30" }, "tercero": { "estado": "en-pausa" } }, "elementos": [ { "movimiento": "MOV-5521907", "decision": "pendiente", "ejecucion": "no-iniciada" } ] }
El motor de CaseMan puede incorporar agentes de inteligencia artificial como participantes del proceso. Su uso es opcional: se habilitan cuando la institución lo requiere, para las tareas y con los límites que defina.
Ejemplos de tareas que una institución podría asignar a un agente:
Las tareas, los modelos y el nivel de autonomía se acuerdan con cada institución según sus políticas y su regulación.
CaseMan no mezcla los plazos. Cada uno tiene su propio inicio, calendario, vencimiento y responsable de seguimiento. Modificar uno no cambia los demás.
El plazo que exige la normativa para resolver y responder.
La fecha comunicada al cliente, visible y con explicación de cada ajuste.
El tiempo que cada paso tiene para avanzar dentro de la institución.
El plazo de respuesta de un proveedor o una ventana de tiempo externa, con alertas propias.
Cada caso separa el tiempo de espera, el de trabajo activo y el de observación, sin que se superpongan. Así puede identificar cuánto tiempo se dedica a cada etapa.
Los procesos de referencia son plantillas editables, no procedimientos impuestos. La institución parte de cero o copia una plantilla y la adapta, sin crear una versión distinta del software.
Formulario, flujo, documentos, plazos, permisos y notificaciones se administran juntos.
Condiciones y cálculos que cualquier administrador puede configurar.
Los cambios se prueban antes de publicarse y no afectan a los casos en curso.
Los tableros, reportes y exportaciones usan las mismas definiciones. Cada indicador permite consultar el listado de casos que lo componen.
| Vista | Qué muestra |
|---|---|
| Dashboard operativo | Casos por estado, casos recibidos, carga de trabajo, casos vencidos y actuaciones pendientes |
| Productividad | Recibidos, activos y cerrados por usuario o equipo, según la forma de cierre |
| Cumplimiento de plazos | En plazo y fuera de plazo, retraso y escalaciones, por cada tipo de plazo |
| Tiempos por tramo | Espera, trabajo activo y observación; duración total y antigüedad del expediente |
| Atención | Atenciones, consultas y casos por ejecutivo, agencia, canal y proveedor |
| Reportes a medida | Filtros, columnas y agrupaciones que se pueden guardar; exportación a Excel o PDF según permisos |
Cada institución tiene su propia instalación de CaseMan. Su institución no comparte entorno, datos ni credenciales con otras instituciones.
El mismo producto se instala en la infraestructura de la institución o en la nube, según sus políticas.
Preparación del entorno y actualización automatizadas, sin versiones de código por cliente.
Cada instalación se respalda, actualiza y recupera por separado. Actualizar el software y publicar un proceso son operaciones distintas.
El motor está preparado para crecer. Estas capacidades están previstas para fases posteriores.
Registrar y seguir casos, aportar documentos y recibir respuestas.
Actividades en paralelo, subprocesos, tablas de decisión y reglas más complejas.
Agrupar casos con una causa común y resolverlos en bloque, con resultado por caso.
Le mostramos el motor, las integraciones y el expediente con un proceso configurado con su marca, su terminología y sus plazos.